À medida que um pequeno negócio cresce, naturalmente aumenta a complexidade de sua administração. O empresário, que antes fazia tudo praticamente sozinho, começa a sentir a necessidade de dividir tarefas, contratar mais pessoas e até mesmo ter outros sócios.
Nesse universo de atividades, uma tarefa requer especial atenção: a gestão financeira. Gestão financeira é o conjunto das ações e procedimentos administrativos relacionados com o planejamento, execução, análise e controle das atividades financeiras do pequeno negócio. Em palavras simples: obter o melhor resultado e o máximo de lucro nas atividades da empresa.
Para iniciar uma boa gestão financeira, o primeiro passo é tomar uma decisão importante: separar o dinheiro do pequeno negócio do dinheiro das despesas particulares, como gastos familiares.
É muito comum que pequenos empreendedores misturem as contas da pessoa física com as da pessoa jurídica. Como o caixa que realiza pagamentos é o mesmo que recebe o dinheiro proveniente das vendas, é preciso dedicar atenção especial para que não se torne um caixa único que atenda ao negócio e às despesas pessoais ou familiares. Conheça a seguir as três frentes de ação da gestão:
GESTÃO DO CAIXA NO DIA A DIA: administrar as entradas e saídas de recursos financeiros relativos a vendas, prestação de serviços, pagamentos de fornecedores, salários, tributos, despesas, entre outros;
GESTÃO DE INVESTIMENTOS: ocorre quando a empresa resolve expandir, modernizar, abrir novas unidades, comprar novas máquinas e equipamentos etc;
GESTÃO DE CRISES: é um assunto pouco comentado, mas muito frequente. Envolve renegociação de prazos com clientes e fornecedores, dívidas em instituições financeiras, protestos, negativações, ações de execução, enfim, uma área que exige saber fazer escolhas difíceis em eventuais tempos difíceis.
Veja a seguir alguns pontos de atenção e dicas para uma boa gestão financeira destas frentes de ação da gestão:
• GESTÃO FINANCEIRA DO CAIXA NO DIA A DIA
Embora um pequeno negócio não seja uma miniatura de uma grande empresa, é importante que o empresário tenha um pouco de conhecimento de vários aspectos relativos à administração, tais como custos, formação de preços, recursos humanos e marketing.
Administrar dinheiro exige tempo, dedicação e conhecimento. Nem sempre o empresário de pequeno negócio se dedica a analisar qual é a melhor solução para os problemas financeiros, como a falta de recursos para manter as contas do empreendimento em dia. É importante, ainda, saber a diferença entre regime de competência e regime de caixa. Cuidado para não confundir os termos e também os controles. Quando falamos de receitas, despesas, custos, lucro ou prejuízo estamos utilizando termos contábeis, geralmente apurados pelo regime de competência.
Na contabilidade, via de regra, temos o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE ) baseado neste regime, ou seja, os lançamentos da empresa devem ser reconhecidos nos períodos nos quais ocorrem, independentemente de terem sido recebidos ou pagos.
De forma simplificada, para se chegar ao resultado da empresa tem-se: Receitas (-) Custos (-) Despesas (-) Impostos = Resultado (Lucro ou Prejuízo).
Importante: Nem todo lançamento contábil corresponde a uma movimentação no caixa da empresa. Imagine a seguinte situação prática: Um pequeno negócio vende uma mercadoria por R$ 120,00 na seguinte condição: 3 vezes de R$ 40,00 no cheque pré-datado (uma entrada mais 30 e 60 dias); emite a nota fiscal e faz a entrega.
Pronto! Do ponto de vista do regime de competência houve a venda e houve a receita de R$ 120,00. Porém, do ponto de vista do caixa, entraram somente R$ 40,00 até agora.
O restante deverá entrar somente após 30 e 60 dias. A mesma lógica serve para as compras a prazo, os impostos com recolhimentos trimestrais etc.
Diferentemente do regime de competência, no regime de caixa, as receitas e despesas são apropriadas no período de seu recebimento ou pagamento, respectivamente, independentemente do momento em que são realizadas. Por isso, é importante administrar as contas pelo regime de caixa, ou simplesmente, administrar o caixa no dia a dia. Quando se fala em regime de caixa, o correto é utilizar os termos entradas e saídas de recursos (para caracterizar o fluxo financeiro) e sobras ou faltas de caixa (para o resultado do período analisado).
INVESTIMENTOS E CRISES - GESTÃO DE INVESTIMENTOS
Para uma empresa crescer, expandir-se, modernizar-se, reestruturar-se, abrir filiais e aumentar a capacidade de produção são necessários investimentos. Nessas horas, o empresário do pequeno negócio, pode se deparar com as seguintes dúvidas: devo ou não investir? Será que isso vai dar o retorno que eu espero? Quanto esse investimento vai custar? Como obter os recursos?
O primeiro passo é fazer um pequeno projeto de viabilidade do investimento. Concluindo que o projeto é economicamente viável, surge a questão: como financiá-lo? Nessa hora, é preciso tomar muito cuidado para não cometer um dos erros mais clássicos na gestão financeira de uma empresa: investir com recursos próprios e depois ficar sem capital de giro. Com o crescimento dos negócios, muitas vezes, o empresário usa as sobras de caixa para fazer novos investimentos. Isso por si só não é um erro. Afinal, se o dinheiro está sobrando, porque não reinvesti-lo na própria empresa?
Mas, com o aumento/expansão dos negócios, cresce também a necessidade de capital de giro. É esse capital de giro que o ajuda a manter as contas em dia, a ter poder de barganha junto aos fornecedores e a ter condições de oferecer algum diferencial na hora de facilitar o pagamento para um cliente.
O problema é usar os recursos próprios e depois a empresa ficar sem capital de giro. Mesmo que a empresa tenha acesso a linhas de crédito para capital de giro junto aos bancos ou cooperativas de crédito, isso tem um alto custo, pois as taxas de juros para capital de giro são mais caras do que aquelas destinadas às linhas de investimento.
No Brasil, existem diversas linhas de crédito para financiar os investimentos dos pequenos negócios como por exemplo o Cartão BNDES, o Finame, também do BNDES, e os Fundos Constitucionais. Pesquise sobre as condições de cada linha e procure uma instituição financeira operadora.
GARANTIAS: podem ser reais (penhor, hipoteca, alienação) ou pessoais (aval e fiança). Para a obtenção dessas linhas de crédito com juros subsidiados, as exigências de garantias são maiores. Caso o empresário, seu pequeno negócio ou seus sócios não possuam garantias suficientes, ele deverá conversar com seu gerente sobre a possibilidade de utilizar um fundo de aval ou o apoio de uma sociedade de garantia de crédito (SGC).
DICA: Mesmo o investimento sendo em imóvel, máquinas, equipamentos, reformas, há a possibilidade de ser incluído o capital de giro associado ao investimento (operação mista) com condições mais favoráveis. Conversar com o seu gerente sobre isso é a melhor opção do empresário.
GESTÃO DE CRISES
Infelizmente, muitas empresas fecham por não conseguir superar uma crise. Não existe fórmula mágica para o enfrentamento de crises financeiras nos pequenos negócios, mas alguns conselhos são bem-vindos. Embora muitos deles sejam óbvios, na prática, sua aplicação requer disciplina, persistência, vontade de superação e muita, muita ação.
A primeira reflexão deve ser sobre a origem das dificuldades financeiras. É fácil achar que são as receitas que estão baixas, mas o problema pode estar nos custos variáveis diretos e indiretos, nas despesas operacionais e nos gastos extraordinários. O importante é identificar claramente o problema.
O empresário deve pagar primeiro as dívidas com juros mais caros. Assim, os gastos com juros vão diminuindo ao longo do tempo. Na prática, nem sempre dá para fazer isso. Então, ele deve:
• Negociar prazos maiores com os fornecedores;
• Se estiver utilizando linhas de crédito caras, procurar renegociá-las com juros e prazos mais adequados;
• Conversar com o gerente sobre a possibilidade de obter uma linha de crédito com juros baixos para quitar as dívidas mais caras em outras instituições.
Porém, cuidado: pagar uma dívida mais cara e depois usar o mesmo limite para se endividar novamente vai aumentar seus problemas financeiros. Vale considerar oferecer uma boa garantia para obter juros mais baixos.
• Reduzir custos e despesas, mas sem comprometer um padrão mínimo de operação condizente com o perfil da empresa.
Durante um momento de crise, é importantíssimo ter um controle bem apurado de todos os recursos que entram e saem da empresa. Fazer um fluxo de caixa diário ou semanal para identificar as prioridades financeiras e tomar as medidas necessárias com antecedência.
Fonte: Sebrae
